按項目所屬關系，將工程項目文件管理工作納入工程質(zhì)量領導責任制內(nèi)進行監(jiān)督審查，將工程項目文件收集、積累和管理納入工程項目建設工程計劃，納入各有關部門的責任范圍和崗位責任制，加強檢查和審查，獎懲分明。

2.提高文件管理人員的使命感和責任意識

各文件制度可以依靠文件管理人員執(zhí)行，提高文件管理人員的使命感和責任意識，尊重自己的工作，忠于職務，盡責

3.加強業(yè)務培訓

目前一些工程項目都配備了相應的資料工作人員從事工程項目檔案的采集整理工作，他們有關檔案采集、檔案、整理工作的知識，但工程施工方面的專業(yè)知識很少，基本上不知道工程施工有哪些工藝，需要采集哪些檔案資料，檔案資料的填寫是否規(guī)范，與工程實體部位是否一致等問題不熟悉，對檔案資料的檔案、整理的相關規(guī)定也缺乏必要的認識，而工程專業(yè)技術人員對檔案管理知識不熟悉，檔案資料管理經(jīng)驗不熟悉，對工程實體部位是否一致等問題，這是工程中的高質(zhì)量規(guī)范，不符合規(guī)范的原因。

針對公路工程項目的施工特點，應該有針對性地采取不同的培訓形式，對施工項目經(jīng)理部分管領導進行工程項目檔案管理業(yè)務的培訓，對專兼職檔案人員進行檔案業(yè)務及工程知識培訓，對施工技術人員進行工程項目檔案業(yè)務培訓等。采用請進出的方法，定期邀請上級文件部門人員到項目部開展業(yè)務訓練、技術咨詢和文件工作座談會等，也可以委托項目部文件管理人員參加國家文件局、市文件局、交通部召開的文件業(yè)務訓練，組織項目部文件管理人員到文件工作的先進部門學習，實地參加培訓，通過各種途徑提高文件管理人員的專業(yè)技術水平。

4.嚴格區(qū)別原件和原件，保證備案文件的有效性

道路工程項目文件是直接反映道路工程建設項目文件管理工作質(zhì)量和工程質(zhì)量的重要載體，文件原件是解決工程質(zhì)量、經(jīng)濟糾紛的重要依據(jù)和證明書，保存道路工程項目文件原件的重要性不言而喻。原件是指最初產(chǎn)生的與復印件不同的原始文件(具有文件制作者和各方檢查者的親筆簽名特征的文件)原件是具有規(guī)范格式和生效標志的正式文件(符合規(guī)定格式的，具有責任部門印鑒的文件)。項目審查等合法文件為復印件時，應在復印件上注明原始存檔，由原始存檔單位蓋章證明。原材料質(zhì)量證明文件為復印件時，復印件應蓋供應商的確認印鑒，物資部門應蓋檢查品(入庫)的檢查印鑒。

5、重視公路工程項目檔案的完整性、真實性

公路工程項目檔案檔案檔案材料的形成積累和檢驗應與工程建設的各個階段、各個環(huán)節(jié)的工作同步進行，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，確保檔案材料在轉(zhuǎn)化為檔案時符合質(zhì)量要求。同步檢查，即要求檔案檢查與工程建設同步，特別是要抓住工程建設的幾個重要環(huán)節(jié)和階段，如隱蔽工程檢查階段、中間檢查階段、交工竣工檢查階段等。檔案材料質(zhì)量檢測可單獨進行，也可與工程質(zhì)量、進度檢測一并進行。每次檢查都要重視實效，不要通過，發(fā)現(xiàn)問題要立即整理。

由于地理因素使公路線形復雜，沿線橋梁、隧道較多，涉及工程質(zhì)量的重大事件、重要部位、重要節(jié)點的照片文件形式簡單直觀，記錄真實快捷，具有較強的客觀性、透明性和不可替代性，其價值不可替代文字材料。記錄公路工程項目的重大事件、事故必須有完整的文字和照片等載體材料，因此照片的收集必須成為公路工程項目文件管理的重要內(nèi)容之一。因此，聲像、光盤文件的收集必須提到議事日程。CD備案應按照《電子檔案備案CD技術要求和應用規(guī)范》要求執(zhí)行，照片檔案的收集、整理、備案應按照《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。

6.重視竣工圖的整理

竣工圖是工程項目建設的實際反映，是公路工程項目檔案的重要內(nèi)容，竣工圖的質(zhì)量是檔案驗收的重點核心部分。項目經(jīng)理部工程技術人員、檔案管理人員一定要熟悉竣工圖的編制要求，竣工圖要完整、準確、清晰、規(guī)范，修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況，做到圖實相符、技術數(shù)據(jù)可靠�？⒐�圖以施工圖為基礎，依據(jù)由設計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、建設單位審核確認的“設計變更單”、“工程聯(lián)系單”等與設計更改有關的文件以及現(xiàn)場驗收記錄、調(diào)試記錄編制竣工圖，確�？⒐�圖的準確性。所有竣工圖應由編制單位按下竣工圖章，并簽署竣工圖章。竣工圖章中的內(nèi)容應完整清晰，不得簽字。

7.認真學習道路工程項目文件管理辦法，明確標準和要求，保證文件質(zhì)量

文件管理人員認真學習《道路工程竣工文件備案管理辦法》、《道路工程項目竣工(交付)工程驗收辦法》、《國家重大建設項目文件備案要求和文件整理規(guī)范》、《科技文件卷構成的一般要求》等文件。道路工程項目文件整理應遵循組卷合理、分類科學、保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系原則的法律文件手續(xù)完善，文字寫作整齊，字跡清晰，紙張長期保管容易，符合道路工程項目文件管理規(guī)范和標準，保證道路工程項目文件卷質(zhì)量。